Tietosuojaseloste VR FleetCaren asiakastiedoista

1. Rekisterinpitäjä

VR FleetCare 
Y-tunnus: 2945253-7

Radiokatu 3
PL 488
FI-00101 Helsinki
tel. +358 29 4343

(VR Kunnossapito Oy)
(VR FleetCare Ltd)
(VR Underhåll AB)

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

VR-konsernin tietosuojavastaava Tanja Kalliojärvi
VR Kunnossapito Oy:n tietosuojayhteyshenkilö Juha Ohvo

Tietopyynnöt ja yhteydenotot VR Kunnossapito Oy:n: tietosuoja.kunnossapito@vr.fi

3. Mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi?

VR FleetCaren yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Yhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvät yhteydenotot
  • VR:n oman toiminnan tilastointi, raportointi ja suunnittelu
  • VR:n myynti ja markkinointi

 Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimukseen: Käsittelemme yhteishenkilöiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa yhteistyökumppani on osapuolena.

Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain tietojen säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja raideliikennelakiin liittyvät erityisvaatimukset.

Oikeutettuun etuun: Yhteistyökumppanin yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.

4. Tietolähteet

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.

5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt VR FleetCaren asiakkaiden yhteyshenkilöiden perustiedot:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten nimi ja yritys
  • Asiakkaan yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, telefaxnumero ja postitusoite

6. Henkilötietojen käsittelijät

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakastietoja VR FleetCaren tai VR FleetCaren palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä.

9. Asiakkaidemme oikeudet

Yhteistyökumppanin yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR FleetCare käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen: tietosuoja.kunnossapito@vr.fi. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa.

Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR FleetCaren toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR FleetCarea oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR FleetCarea poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR FleetCarella on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.

4. Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

5. Käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

7. Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR FleetCaren henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR-Yhtymä Oy:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR FleetCaren henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.